SecureShare e DataRoom: condivisione semplice e sicura

Il problema della Shadow IT

La facilità con cui si trovano applicazioni di collaborazione gratuite, spesso spinge i dipendenti a condividere file e documenti aziendali utilizzando i propri account personali. Si parla in questo caso di Shadow IT, ovvero quando sono utilizzati dei servizi estranei alla conformità aziendale che consentono ai dati in entrata e uscita dall’azienda di essere creati, modificati e condivisi senza alcun tipo di controllo.

Se certe applicazioni sono utilizzate, ovviamente è perché chi le usa ne trova beneficio in termini di produttività lavorativa. Tuttavia, strumenti frequentemente utilizzati come gli allegati e-mail, i servizi di trasferimento file o di archiviazione cloud, in molti casi sono soggetti ad importanti limitazioni, come le dimensioni e le tipologie dei file consentiti, l’impossibilità di tracciare le azioni compiute sui file, la necessità di condividere nuovamente il file ad ogni modifica effettuata.

Utilizzare servizi esterni all’azienda, per forza di cose conduce quindi ad alcune criticità, ad esempio:

• Se le persone che utilizzano abitualmente WeTransfer e Dropbox dovessero cambiare lavoro, i loro documenti sarebbero ancora accessibili?
• Senza una soluzione aziendale che rispetti i requisiti di legge, come far fronte in modo adeguato alle violazioni della privacy?
• Quando una persona cambia lavoro non deve più essere in grado di accedere ai documenti aziendali già condivisi!

SecureShare e DataRoom: condivisione semplice e sicura

I problemi generati da alcune applicazioni non si risolvono limitandosi a bloccarle, ma internalizzando e rendendo disponibili agli utenti gli stessi vantaggi e funzionalità che queste applicazioni offrono.

SecureShare e DataRoom sono strumenti basati sul cloud Microsoft di Office 365 per la gestione dei documenti aziendali condivisi. Sviluppate da IT Strategy, consentono di superare le criticità della Shadow IT raggiungendo tre importanti obiettivi:

• Semplicità di condivisione, permessa dall’integrazione nativa con MS Office
• Collaborazione dinamica, per trovare i documenti sempre aggiornati
• Sicurezza e tracciabilità, garantite da autorizzazioni personali e file di log automatici

Due strumenti differenti che si adattano a diverse necessità. SecureShare si concentra sulla collaborazione: consente di creare un portale di condivisione documenti strutturato per reparti aziendali, dove gli utenti possono in autonomia condividere e tenere traccia dei propri file sia con utenti interni che esterni all’organizzazione. DataRoom si concentra sulla sicurezza: la gestione centralizzata degli utenti permette di definire con facilità le autorizzazioni e le azioni consentite sui documenti condivisi.

Maggior controllo sui download

Oltre a garantire l’integrazione con Microsoft Office per consentire la collaborazione in tempo reale sui documenti condivisi, SecureShare e DataRoom fanno uso di diversi altri servizi cloud dell’universo Microsoft, tra i quali SharePoint Online, Microsoft Flow, Azure Active Directory.

Di particolare interesse è inoltre la funzionalità IRM (Information Rights Management), la quale evita che i file condivisi vengano utilizzati dagli utenti non autorizzati: i permessi sono archiviati nel documento, consentendo un ulteriore controllo sui file anche una volta scaricati. in questo modo è possibile:

• Impedire di inoltrare, copiare, modificare, stampare contenuto agli utenti non autorizzati
• Impostare una scadenza per i file in modo da non renderli più visualizzabili dopo un determinato termine
• Impostare dei criteri aziendali per regolare l’utilizzo e la diffusione del contenuto in azienda

Stop agli strumenti personali

Al giorno d’oggi, da ogni tipo di organizzazione è sempre più sentita la necessità di utilizzare soluzioni aziendali per la condivisione documentale, sia interna tra dipendenti che esterna con clienti e fornitori.

È arrivato il momento di scegliere uno strumento di collaborazione unico, è arrivato il momento di scegliere SecureShare e DataRoom!