Bedeschi SPA finalista di Intranet Italia Champions

Anche questa edizione del Premio Intranet Italia Champions, il contest organizzato da Intranet Management per valorizzare i migliori progetti intranet della scena italiana, ha regalato sorprese e tante soluzioni di grande interesse e ispirazione.

IT Strategy con il progetto Intranet Bedeschi si è confermata anche quest’anno tra le aziende finaliste per ricevere il premio del concorso.

Tag2Share – Il sistema di archiviazione, gestione e ricerca di mail e documenti della intranet Bedeschi

“Find the content you need” è il motto alla base del progetto. I tre obiettivi a cui risponde:

• Classificazione, archiviazione e ricerca automatica delle email
• Archivio di documenti ed elementi multimediali
• Aree di collaborazione con clienti e partner

Il progetto in sintesi

Una piattaforma web in grado di automatizzare la classificazione di tutte le mail aziendali, ricevere dati da altri sistemi e integrare queste informazioni con tutta la documentazione relativa
ad offerte, commesse, clienti e fornitori. Tag2Share consente di caricare foto e video direttamente dai cantieri e di collaborare in mobilità.

Il contesto

Bedeschi realizza progetti complessi che richiedono la gestione di molte migliaia di documenti ed e-mail. La piattaforma esistente era tecnologicamente obsoleta e impediva al personale, che operava da sedi diverse e che era spesso in viaggio, di collaborare con facilità. Il sistema non si prestava neppure a supportare i nuovi modelli di collaborazione che prevedono l’accesso ai contenuti anche a clienti e fornitori, attraverso modalità standard e l’impiego di soluzioni di web conference e chat.

Un altro problema era rappresentato dalla eterogeneità delle diverse tecnologie utilizzate per ERP, CRM, Intranet, piattaforma di archiviazione delle mail, archiviazione dei documenti, che rendeva complessa l’integrazione tra i sistemi e la loro manutenzione e sviluppo. La tecnologia utilizzata rappresentava, inoltre, un freno all’adozione del cloud e la sua sostituzione era diventata improrogabile.

L’iniziativa quindi è nata all’interno di un progetto di trasformazione digitale basato sul Cloud che prevedeva, come prima tappa, la migrazione ad Exchange Online della posta elettronica
dai sistemi on-premises basati su Lotus Domino e attraverso i quali venivano gestite circa 3.000.000 di mail classificate per argomento (commessa, offerta, …). Lo sviluppo della soluzione è diventata il prerequisito per la migrazione al Cloud e l’avvio della trasformazione digitale dell’organizzazione.

Funzionalità chiave del progetto

• Conservazione delle email: Tag2Share permette di condividere il patrimonio informativo costituito dalle email (con un tag nell’oggetto della mail per condividerla e classificarla automaticamente), informazioni che altrimenti rimarrebbero solo nelle caselle personali, impedendo di ricostruire scenari, accordi e discussioni e che devono invece essere facilmente rintracciabili anche a distanza di anni.
• Organizzazione dei contenuti: viene fornito uno strumento di lavoro con una struttura predefinita per l’archiviazione dei contenuti in modo ordinato e consentire una facile consultazione e ricerca delle informazioni in un secondo momento; integrazione CRM.
• Accessibilità anche in mobilità: i contenuti aziendali sono resi accessibili da qualunque dispositivo e da qualsiasi luogo, abilitando l’accesso ai contenuti anche da remoto e in
  cantiere, tramite l’autenticazione con le credenziali aziendali.
• Condivisione sicura con soggetti esterni: la soluzione consente di inviare file e documenti verso indirizzi di posta elettronica esterni all’organizzazione in modo sicuro e controllato, per avere sempre il pieno controllo su quali informazioni aziendali siano accessibili da utenti esterni.

Risultati

In un contesto internazionale in costante mutamento, per poter essere concorrenziali è necessario, oltre che possedere le informazioni, saperle recuperare e renderle disponibili in tempi rapidi e attraverso gli strumenti giusti. L’integrazione con Teams e SharePoint ha permesso di portare la comunicazione ad un altro livello con i nostri clienti, fornitori, cantieri, con particolare soddisfazione da parte degli utenti in merito a semplicità e usabilità.

Ad oggi sono gestite nel sistema Tag2Share oltre 300 commesse e 1.000 offerte “vive” con decine e decine di migliaia di documenti.

• Accessi mensili: 37.000 accessi
• Uso archiviazione: 2.39 TB
• File archiviati: 880.000 file
• File visualizzati al mese: 130.000 file

Attualmente più di 485.000 email sono archiviate in 2.000 cartelle di Progetto e 3.600 cartelle di Offerta. In media vengono processate circa 50.000 al mese, con picchi di oltre 2.000 email al giorno.

Tecnologie utilizzate

• Microsoft 365, in particolare i servizi Exchange Online, SharePoint Online e Microsoft Teams
• Power Platform, in particolare Power Automate per automatizzare processi e attività ripetitive
• SharePoint Framework SPFx per estendere la piattaforma con sviluppi custom
• Microsoft Graph API per integrare i vari servizi tra loro